Nasıl Çalışır
İş akışı otomasyonu yeni bir program satın almak değil; mevcut sistemlerinizin arasına bir işleyiş katmanı koymaktır. Aşağıda bu katmanı nasıl kurduğumuzu teknik ayrıntısıyla anlattık.
Mevcut sistemlere nasıl bağlanıyoruz?
API üzerinden
Sistemin sunduğu resmî arayüz varsa öncelikle onu kullanırız. Güncellemelerden en az etkilenen, en güvenli yöntem budur.
Veritabanı okuma katmanı
API bulunmayan sistemlerde yalnızca okuma yetkili, sınırlı kapsamlı bir katman kurarız. Yazma işlemi asla doğrudan tabloya yapılmaz.
E-posta ve dosya köprüsü
Bazı süreçler hâlâ e-posta eki veya paylaşılan klasörle yürüyor. Bu kaynakları da akışa dahil eder, gelen belgeyi işleyip ilgili kayda bağlarız.
Tetikleyici türleri
Her akış bir olayla başlar. Aynı akış birden fazla tetikleyiciye de bağlanabilir.
Form gönderimi
Talep, başvuru veya bildirim formunun doldurulması
Gelen e-posta
Belirli bir adrese düşen mesaj veya ek dosya
Zamanlayıcı
Belirli gün ve saatte ya da tarih yaklaştığında
Sistem olayı
ERP'de kayıt değişimi, stok düşüşü, durum güncellemesi
Güvence katmanları
Onay ve yetkilendirme
Her adımda kimin görebileceği ve kimin onaylayabileceği ayrı tanımlanır. Yetki, kişiye değil role bağlanır; personel değiştiğinde akış bozulmaz. Tutar veya risk eşiklerine göre onay kademesi otomatik değişebilir.
Denetim kaydı
Hangi kaydı kimin ne zaman değiştirdiği, hangi onayın kim tarafından verildiği ve akışın hangi kolundan geçtiği kayıt altına alınır. Denetim veya itiraz durumunda süreç geriye doğru izlenebilir.
Hata durumunda ne olur?
Bir adım başarısız olursa işlem sessizce kaybolmaz. Akış belirli aralıklarla yeniden dener; çözülemezse sorumluya bildirim gider ve kayıt bekleyen işler listesinde görünür kalır. Yarım kalmış işlem tespit edilebilir durumdadır.
Yapay zeka nerede devreye giriyor?
Yapay zeka akışın karar vericisi değil, yardımcısıdır. Finansal etkisi olan veya onay gerektiren adımlar kural tabanlı çalışır ve insan onayından geçer. Yapay zekayı şu işlerde kullanıyoruz:
- Gelen belgeden bilgi çıkarma (tedarikçi, tutar, tarih, belge numarası)
- Serbest metinli talebi doğru kategoriye ve ekibe yönlendirme
- Uzun yazışma veya rapor zincirinden özet çıkarma
- Eksik veya tutarsız bilgiyi işaretleyip insana sorma
Devreye alma adımları
1. Keşif
Süreci bugün kimin nasıl yürüttüğünü yerinde konuşuruz. Hangi sistemler devrede, hangi bilgi nerede tutuluyor, kararı kim veriyor — bunları çıkarmadan akış tasarlamıyoruz.
2. Akış tasarımı
Tetikleyici, koşullar, onay kademeleri ve bildirimler yazılı olarak tanımlanır. Sizin onayınızdan geçmeden geliştirmeye başlamıyoruz.
3. Pilot
Tek bir departmanda, gerçek veriyle çalıştırırız. Bu aşamada eski yöntem de paralel devam eder; sonuçlar karşılaştırılır.
4. Yaygınlaştırma
Pilotta ortaya çıkan düzeltmeler yapıldıktan sonra diğer birimlere açılır, kullanıcı eğitimi verilir, izleme kurulur.