Aşağıdaki akışlar farklı departmanlarda en sık kurduğumuz otomasyonlar. Her biri bir tetikleyiciyle başlar, koşullara göre ilerler ve arkasında denetlenebilir bir kayıt bırakır.
Satın alma talebi ve onay zinciri
Tetikleyici
Departman çalışanının talep formunu doldurması
1Talep bütçe kalemi ve tutarla birlikte kaydedilir
2Tutara göre onay kademesi otomatik belirlenir (birim yöneticisi → mali işler → genel müdür)
3Onaylanan talep satın almaya, ret durumunda gerekçesiyle talep sahibine döner
4Sipariş verildiğinde teslim takibi ve fatura eşleştirmesi aynı kayıttan izlenir
Kimin neyi hangi bütçeden onayladığı kayıtlı; talepler e-posta zincirlerinde kaybolmuyor.
İzin ve masraf onayı
Tetikleyici
Personelin izin veya masraf talebi girmesi
1Kalan izin hakkı otomatik kontrol edilir, çakışan izinler uyarı üretir
2Masraf fişi/faturası eklenir, tutar ve kategori doğrulanır
3Yöneticiye onaya düşer, onay sonrası bordro veya muhasebeye iletilir
4Aylık özet rapor İnsan Kaynakları ve mali işlere gönderilir
1Göreve göre gereken hesaplar, lisanslar ve erişimler listelenir
2BT'ye hesap açma, cihaz teslimi ve kurulum görevleri düşer
3Zimmet kaydı oluşturulur, imzalı teslim belgesi kayda bağlanır
4Çıkışta aynı liste tersine işler: erişim kapatma, cihaz iadesi, lisans iptali
Ayrılan personelin açık kalan hesabı ve iade edilmeyen cihazı kalmıyor; denetimde tek listeyle gösterilebiliyor.
Sipariş ve reçete (BOM) talebinin ERP ile kontrolü
Tetikleyici
Dış ticaret veya satış ekibinin ürün/hammadde talebi
1Talep edilen ürünün ERP'de tanımlı olup olmadığı otomatik sorgulanır
2Tanımlıysa güncel stokla eşleştirilir, stok görünümü üzerinden seçim yapılır
3Tanımlı değilse ürün açma talebi ilgili birime yönlendirilir
4Onay sonrası tedarikçiye ürün kodu ve açıklamasıyla otomatik talep e-postası gider
Aydınlatma sektöründe faaliyet gösteren bir üreticide bu akışı kurduk: bitmiş ürün ve yurt dışı hammadde talepleri aynı yerden yürüyor, hangi talebin hangi aşamada olduğu görünüyor.
Gelen fatura ve irsaliyenin okunup kayda bağlanması
Tetikleyici
Muhasebe adresine düşen e-posta eki veya taranan belge
1Belge okunur; tedarikçi, tarih, tutar ve belge numarası çıkarılır
2Mevcut sipariş veya cari kayıtla eşleştirilir
3Tutar farkı veya eksik bilgi varsa işaretlenip sorumluya bildirilir
4Eşleşen belge ilgili kayda eklenir, arşiv düzeni otomatik korunur
Belge girişinde elle yazım hatası azalıyor; eşleşmeyen faturalar gözden kaçmıyor.
Servis ve arıza talebinin yönlendirilmesi
Tetikleyici
Müşteri veya çalışanın destek talebi açması
1Talep konusuna göre sınıflandırılır ve önceliklendirilir
2İlgili ekibe veya teknisyene atanır, süre taahhüdü başlar
3Süre aşımında bir üst kademeye otomatik yükseltilir
4Kapanışta çözüm notu ve memnuniyet sorusu kaydedilir
Talepler sırasını bekliyor, aciller öne geçiyor; hangi konunun ne kadar sürdüğü ölçülebiliyor.
Sözleşme ve belge yenileme takibi
Tetikleyici
Belge geçerlilik tarihine kalan gün sayısı
1Sözleşme, sigorta, lisans ve sertifika bitiş tarihleri izlenir
260/30/7 gün öncesinde sorumluya hatırlatma gider
3Yenileme süreci bir onay akışı olarak açılır
4Yenilenmeyen belgeler risk listesinde görünür kalır
Süresi dolan lisans veya sertifika sürpriz olmuyor; yenileme kimseye bağlı kalmıyor.
Periyodik rapor üretimi
Tetikleyici
Zamanlayıcı (haftalık, aylık veya dönem sonu)
1Farklı sistemlerden veri toplanır ve birleştirilir
2Şablona göre tablo ve özet hazırlanır
3İlgili yöneticilere e-posta ile gönderilir
4Beklenen aralık dışındaki değerler ayrıca uyarı olarak işaretlenir
Rapor hazırlamak için harcanan saatler ortadan kalkıyor; herkes aynı formatta veriye bakıyor.
Kendi akışınızı tasarlayalım
Süreçler her şirkette farklı yürür. Tek bir akışı pilot olarak kurup çalıştığını gördükten sonra diğerlerine geçiyoruz.