Aşağıdaki akışlar farklı departmanlarda en sık kurduğumuz otomasyonlar. Her biri bir tetikleyiciyle başlar, koşullara göre ilerler ve arkasında denetlenebilir bir kayıt bırakır.
Satın alma talebi ve onay zinciri
Tetikleyici
Departman çalışanının talep formunu doldurması
1Talep bütçe kalemi ve tutarla birlikte kaydedilir
2Tutara göre onay kademesi otomatik belirlenir (birim yöneticisi → mali işler → genel müdür)
3Onaylanan talep satın almaya, ret durumunda gerekçesiyle talep sahibine döner
4Sipariş verildiğinde teslim takibi ve fatura eşleştirmesi aynı kayıttan izlenir
Kimin neyi hangi bütçeden onayladığı kayıtlı; talepler e-posta zincirlerinde kaybolmuyor.
İzin ve masraf onayı
Tetikleyici
Personelin izin veya masraf talebi girmesi
1Kalan izin hakkı otomatik kontrol edilir, çakışan izinler uyarı üretir
2Masraf fişi/faturası eklenir, tutar ve kategori doğrulanır
3Yöneticiye onaya düşer, onay sonrası bordro veya muhasebeye iletilir
4Aylık özet rapor İnsan Kaynakları ve mali işlere gönderilir
1Göreve göre gereken hesaplar, lisanslar ve erişimler listelenir
2BT'ye hesap açma, cihaz teslimi ve kurulum görevleri düşer
3Zimmet kaydı oluşturulur, imzalı teslim belgesi kayda bağlanır
4Çıkışta aynı liste tersine işler: erişim kapatma, cihaz iadesi, lisans iptali
Ayrılan personelin açık kalan hesabı ve iade edilmeyen cihazı kalmıyor; denetimde tek listeyle gösterilebiliyor.
Sipariş ve reçete (BOM) talebinin ERP ile kontrolü
Tetikleyici
Dış ticaret veya satış ekibinin ürün ya da hammadde talebi
1Talep tek formdan açılır: ürün kodu, adet, hedef termin ve serbest metinli teknik açıklama
2Talep edilen kalemin ERP'de (Netsis) tanımlı olup olmadığı anında sorgulanır
3Tanımlıysa güncel stok bakiyesiyle eşleştirilir; talep sahibi stok görünümü üzerinden seçim yapar
4Tanımlı değilse süreç ürün kartı açma talebine dallanır, ilgili birime düşer
5Üretilecek ürünlerde alt reçete (BOM) açılır; hangi bileşenin stoktan karşılanacağı, hangisinin tedarik edileceği görünür olur
6Yurt içi ve yurt dışı talepler kendi kurallarıyla ayrışır (para birimi, teslim şekli, gereken evrak)
7Talep tutara veya kaleme göre belirlenen onay kademelerine düşer; onay ve ret gerekçesiyle kaydedilir
8Onaylanan talep için tedarikçiye ürün kodu, adet ve teknik açıklamayla otomatik e-posta gönderilir
9Tedarikçi dönüşü, termin ve evraklar talebin üzerinde toplanır; dosyalar sipariş bazlı klasör düzeninde saklanır
10Gelen fatura ilgili talep ve siparişle eşleştirilir, tutar/miktar farkı işaretlenir
Bitmiş ürün siparişleri ile yurt dışından gelen hammadde ve yarı mamul talepleri aynı hatta yürür. Üretici hem kendi ürettiği ürünü hem dışarıdan tedarik ettiği bileşeni aynı formdan talep edebilir; ERP'de karşılığı olmayan kalem sisteme sızmaz. Talebin hangi aşamada olduğu ve kimin onayında beklediği her an görünür.
Ürün kodu eşleştirme ve stok uygunluk kontrolü
Tetikleyici
Sipariş veya üretim talebinin kaydedilmesi
1Talepteki her kalem için ERP'de ürün kartı aranır (kod ve açıklama birlikte değerlendirilir)
2Tedarikçinin veya üreticinin kendi kodları, firmanın ERP stok kodlarıyla eşleştirilir
3Kesin eşleşme yoksa yakın adaylar listelenir ve doğru kart insana seçtirilir
4Stok yeterliyse rezerve edilir; yetersiz kalan miktar otomatik olarak tedarik talebine dönüşür
5Mükerrer ürün kartı açılmasının önüne geçilir, kod standardı korunur
Aynı ürünün farklı kodlarla iki kez açılması ve 'stokta var sanılıp' üretimin durması gibi klasik hatalar akış seviyesinde engellenir. Serbest metinli ürün açıklamasını doğru karta bağlamak yapay zekanın en verimli çalıştığı noktalardan biridir; nihai seçim yine kullanıcıda kalır.
Konteyner ve ithalat sevkiyat takibi
Tetikleyici
Yurt dışı siparişin tedarikçi tarafından yüklenmesi
1Konteyner, ilgili yurt dışı siparişe ve ERP'deki kalemlere bağlanarak kaydedilir
2Yükleme, tahmini varış ve gümrük aşamaları tarihleriyle tek ekranda izlenir
3Proforma, konşimento ve gümrük evrakları konteyner kaydının üzerinde toplanır
4Varış tarihi yaklaşan veya gecikmeye düşen konteyner için sorumluya uyarı gider
5Mal kabul yapıldığında gelen miktar sipariş ve stokla eşleştirilir, eksik veya fazla işaretlenir
Dış ticaret ekibinin e-posta zincirlerinde ve Excel listelerinde takip ettiği sevkiyat bilgisi tek kayıtta toplanıyor. Üretim ve satış, hammaddenin ne zaman geleceğini kimseye sormadan görebiliyor. Bu akış bir üretici firmada canlı çalışıyor.
Çek, senet ve tahsilattan nakit takvimi
Tetikleyici
Her sabah ERP'deki güncel çek, senet, cari ve banka hareketleri
1Portföydeki müşteri çekleri ve senetleri vadeleriyle ERP'den canlı okunur
2Paranın vadede değil ertesi iş günü hesaba geçtiği kuralı uygulanır; hafta sonu ve tatile düşen vadeler kaydırılır
3Borç çekleri ve diğer ödemeler 'çıkacak' tarafına eklenir
4Girecek ve çıkacak nakit gün, hafta ve ay kırılımında yan yana gösterilir
5Mevcut yönetim raporuyla satır satır karşılaştırma yapılır; fark çıkan gün ayrıca işaretlenir
Finans yöneticisi sabah ekranı açtığında önümüzdeki günlerin nakit tablosunu canlı veriyle görür. Tek bir kuralın atlanması bile rakamı milyonlarca lira saptırabilir; bu yüzden akış her satırıyla doğrulanıp devreye alındı.
Konut satışında ödeme planı ve evrak üretimi
Tetikleyici
Satış temsilcisinin bağımsız bölüm seçip müşteriyle görüşmesi
1Bağımsız bölüm seçilir; kat, alan, tahsisler, KDV oranı ve liste fiyatı stok kartından otomatik gelir
2Temsilci iskontolu fiyat, peşinat, vade ve balon ödemeyi girer; plan müşteri karşısında anında yeniden hesaplanır
3Senet sayısı taksit sayısına eşitlenir, vadeler takvim ayıyla ilerler, kuruş farkı son taksite yüklenir
4Toplamın satış tutarına eşit olduğu sistem tarafından doğrulanmadan plan kaydedilmez
5İskonto satış müdürü onayına düşer; valör ve marj yalnız yetkili rollerde görünür
6Onaylanan plandan satış vaadi sözleşmesi, ön bilgilendirme formu, senetler, senet bordrosu ve ödeme taahhütnamesi PDF olarak üretilir
7Sözleşme imzalanınca plan dondurulur; değişiklik yeni sürüm olarak kaydedilir
Makrolu Excel dosyasında elle silinen satırlar, yanlış hücreye bakan formüller ve tutmayan senet toplamları ortadan kalkar. Kural insanın dikkatine değil sisteme bağlanır; basılan her senet sistemdeki planla birebir aynıdır.
ERP'den mağazaya ürün yayınlama
Tetikleyici
ERP senkronunda yeni ürün kartının ya da değişen fiyat, stok ve iskonto alanlarının görülmesi
1Ürün, stok, cari ve fiyat verisi ERP'nin JSON tabanlı web servisinden belirli aralıklarla çekilip veritabanına yazılır
2Her sayfa görüntülemesinde ERP'ye gidilmez; mağaza kendi veritabanındaki güncel kopyayı okur, servis kontörü boşa harcanmaz
3Ürün hattı (stoklu ithal ürün, yerli ürün, proje ürünü) ERP'deki özel kod alanından okunur; hatlar bu alandan ayrışır
4Yönetim panelinde ürün zenginleştirilir: görsel, koleksiyon bağlantısı, vitrin sırası ve arama etiketleri
5Yalın ürün kartından açıklama taslağını yapay zeka hazırlar; metni onaylayan, kısaltan veya değiştiren içerik sorumlusudur
6Fiyat, müşteri fiyat grubu, marka bazlı iskonto ve döviz alanlarından hesaplanır; bayi kanalında grup iskontosuna ek online iskonto uygulanır
7Panelden 'yayınla' denince ürün mağazada görünür: veritabanındaki işaret değişir ve sayfa yenilenir, yeniden yayına (deploy) gerek kalmaz
8ERP'de karşılığı olmayan katalog ürünleri yalnız kurumsal vitrinde gösterilir
Bir ürünün mağazada ne zaman, hangi görsel ve hangi sırayla görüneceğine teknik ekibin yayın takvimi değil, panele giren içerik sorumlusu karar verir. Panelden sıralama, ERP'nin hazır web modülünde yapılamadığı için akışın içine alınır; fiyat tek bir yerden, ERP alanlarından hesaplanır. Bu akış, bayi ağıyla çalışan bir ithalatçı ve dağıtıcı firma için kuruluyor.
Sipariş ve teklif talebinin kaynak ölçümlemesi
Tetikleyici
Ziyaretçinin reklamdan, e-posta kampanyasından veya arama sonucundan siteye girmesi
1Gelen ziyaretin kaynağı bağlantı etiketinden okunur ve ziyaretçinin oturumuna yazılır (reklam kampanyası, e-posta kampanyası, arama, doğrudan giriş)
2Ziyaretçi sipariş verdiğinde veya teklif talebi açtığında kaynak bilgisi kaydın üzerine kalıcı olarak işlenir
3Bayi kanalı ile son tüketici kanalı ayrı sayılır; aynı kampanyanın iki kanalda farklı sonuç vermesi görünür olur
4Teklif talebi satış ekibine düşer; talep siparişe döndüğünde kaynak etiketi sipariş kaydında da taşınır
5Kaynak kırılımı kendi veritabanımızda tutulur; ciro kanal ve kampanya bazında raporlanır
6Özet rapor üretilir: kanal, kampanya, marka ve koleksiyon kırılımında talep sayısı, sipariş sayısı ve tutar
'Reklam verdik ama ne getirdi' sorusunun cevabı tahminle değil kayıtla verilir. Hangi kampanyanın sipariş ürettiği, hangisinin yalnız ziyaret getirdiği ve bayi ile son tüketicinin hangi kanaldan geldiği ayrışır; bütçe bu tabloya bakılarak yönlendirilir.
Yeni ürün, koleksiyon ve ithalatta sosyal medya paylaşımı
Tetikleyici
Panelden yeni ürünün, yeni koleksiyonun veya yeni gelen ithalat partisinin yayına alınması
1Yayına alınan ürün ya da koleksiyon paylaşım kuyruğuna düşer, aynı partiden gelen ürünler tek duyuruda gruplanır
2Ürün kartındaki marka, koleksiyon ve özellik bilgilerinden paylaşım metni taslağını yapay zeka hazırlar
3Taslak, mecraya göre uzunluk ve etiket önerisiyle birlikte pazarlama sorumlusunun onay ekranına düşer
6Bu etiketten gelen ziyaret, sipariş ve teklif talepleri kaynak ölçümleme akışına bağlanır
Yeni gelen ürünün duyurulması kimsenin aklında tutmasına kalmaz; paylaşım, ürün yayına alındığı anda kuyruğa girer. Yapay zeka yalnız ilk taslağı yazar; yayına çıkan metin, görsel ve zamanlama her zaman insan onayından geçer, hangi paylaşımın ne getirdiği de ölçülebilir kalır.
Gelen fatura ve irsaliyenin okunup kayda bağlanması
Tetikleyici
Muhasebe adresine düşen e-posta eki veya taranan belge
1Belge okunur; tedarikçi, tarih, tutar ve belge numarası çıkarılır
2Mevcut sipariş veya cari kayıtla eşleştirilir
3Tutar farkı veya eksik bilgi varsa işaretlenip sorumluya bildirilir
4Eşleşen belge ilgili kayda eklenir, arşiv düzeni otomatik korunur
Belge girişinde elle yazım hatası azalıyor; eşleşmeyen faturalar gözden kaçmıyor.
Servis ve arıza talebinin yönlendirilmesi
Tetikleyici
Müşteri veya çalışanın destek talebi açması
1Talep konusuna göre sınıflandırılır ve önceliklendirilir
2İlgili ekibe veya teknisyene atanır, süre taahhüdü başlar
3Süre aşımında bir üst kademeye otomatik yükseltilir
4Kapanışta çözüm notu ve memnuniyet sorusu kaydedilir
Talepler sırasını bekliyor, aciller öne geçiyor; hangi konunun ne kadar sürdüğü ölçülebiliyor.
Sözleşme ve belge yenileme takibi
Tetikleyici
Belge geçerlilik tarihine kalan gün sayısı
1Sözleşme, sigorta, lisans ve sertifika bitiş tarihleri izlenir
260/30/7 gün öncesinde sorumluya hatırlatma gider
3Yenileme süreci bir onay akışı olarak açılır
4Yenilenmeyen belgeler risk listesinde görünür kalır
Süresi dolan lisans veya sertifika sürpriz olmuyor; yenileme kimseye bağlı kalmıyor.
Periyodik rapor üretimi
Tetikleyici
Zamanlayıcı (haftalık, aylık veya dönem sonu)
1Farklı sistemlerden veri toplanır ve birleştirilir
2Şablona göre tablo ve özet hazırlanır
3İlgili yöneticilere e-posta ile gönderilir
4Beklenen aralık dışındaki değerler ayrıca uyarı olarak işaretlenir
Rapor hazırlamak için harcanan saatler ortadan kalkıyor; herkes aynı formatta veriye bakıyor.
Kendi akışınızı tasarlayalım
Süreçler her şirkette farklı yürür. Tek bir akışı pilot olarak kurup çalıştığını gördükten sonra diğerlerine geçiyoruz.
